Databeskyttelsesforordningen, også kaldet Persondataforordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) er en omfattende ny EU-lov om databeskyttelse, der vil give enkeltpersoner bedre databeskyttelse i EU.
Hvis du gerne vil læse mere om Linus Børnefoto’s håndtering af oplysninger, kan du læse nedenfor:
- Hvor kommer oplysningerne fra?
Når skolen/institutionen bestiller Linus Børnefoto til at tage billeder:
- Skolebørn: Hvis man som forælder, modtager en seddel med påtrykte oplysninger har Linus Børnefoto modtaget disse fra skolens system. Hvis man som forælder, modtager en seddel der ikke er fortrykt med oplysninger, får Linus Børnefoto oplysningerne fra forælderen der udfylder sedlen.
- Institutioner og dagplejere: Oplysningerne kommer fra den forælder der udfylder tilmeldingssedlen (fysisk eller online).
- Forældre kan også bestille billeder efterfølgende via telefon eller e-mail, samt oprette ordre på lignende vis.
- Gennemføres en ordre i netbutikken, vil oplysningerne blive tilrettet/tilføjet fra denne ordre.
- Med hvilket formål behandles oplysningerne?
Salg, herunder betaling og levering, samt evt. opfølgning/kundeservice – både for skolen/institutionen samt forældre(ne). Vi formidler, sælger eller udveksler aldrig dine personlige oplysninger til tredjepart.
- Med hvilken hjemmel behandles oplysningerne?
Skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller Linus Børnefoto til at udføre fotograferingen.
Jf. tilladelsen til portrætfotografering givet på den underskrevne bestilling seddel eller givet ved online oprettelse, beholder Linus Børnefoto oplysningerne der evt. er givet på forhånd jf. ovenstående, eller også slettes oplysningerne igen jf. pkt. 7. På bestillingssedlen/ved oprettelse online, er der afgivet ønske om bestilling når der er krydset af og sedlen er underskrevet.
- Hvilken følsomhed har oplysningerne?
Almindelige persondata – herunder: Elevens navn, klassetrin, forældres navn(e), adresse samt evt. e-mail og telefonnummer. Der kan også være koblet et portrætbillede til oplysningerne samt forefindes et elevnummer fra skolens interne arkiv.
Linus Børnefoto hverken bruger eller lagrer CPR-numre.
- Er den registrerede oplyst om behandlingen?
Det fremgår pr. d.20.08.2024 af vores opslag på Intranettet/Aula, at man kan læse om håndteringen af oplysningerne på Linus Børnefotos hjemmeside: www.skole-foto.dk
- Er personoplysningerne nødvendige for formålet?
Skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller Linus Børnefoto til at udføre fotograferingen.
- Skoler: Ja, Linus Børnefoto skal bruge oplysningerne fra skolen ifbm. ajourføring af skolens arkiver – dvs. portrætterne som Linus Børnefoto er bestilt til at levere til skolen. Derfor modtager Linus Børnefoto oplysningerne på forhånd, før fotograferingen. Ifbm. forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger Linus Børnefoto personoplysningerne hertil.
- Institutioner: Ja, ifbm. forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger Linus Børnefoto personoplysningerne hertil.
- Hvornår udløber/slettes oplysningerne?’
Skoler:
- De påtrykte sedlers informationer slettes igen efter endt fotografering på skolen (dvs. efter opsamlings-fotograferingen), hvis der IKKE har været en underskrift på bestillingssedlen.
- Personoplysningerne gemmes så længe, at det er nødvendigt for at administrere aftalen og kundeforholdet eller i øvrigt for at overholde gældende lovgivning, herunder bogføringsloven. Dette indebærer, at personoplysningerne gemmes indtil udgangen af kalenderåret, to år efter fotografering. Det vil sige, at får skolen taget billeder i august 2020, så slettes oplysningerne december 2022, medmindre andet er aftalt med skolen. Herefter gemmes der alene oplysninger om forælderen jf. Bogføringsloven. Vi har dermed fast praksis for den løbende sletning af billederne, men giver både forældrene og eleverne en mulighed for at nå at bestille en kopi af alle de billeder, der er taget i de seneste par år.
- Portrætter ligger, før de slettes på samme vis, på Linus Børnenfotos server under et anonymiseret filnavn bestående af tal.
Institutioner og dagplejere:
- Personoplysningerne gemmes så længe, at det er nødvendigt for at administrere aftalen og kundeforholdet eller i øvrigt for at overholde gældende lovgivning, herunder bogføringsloven. Dette indebærer, at personoplysningerne gemmes indtil udgangen af kalenderåret, to år efter fotografering. Det vil sige, at får institutionen taget billeder i august 2020, så slettes oplysningerne december 2022, medmindre andet er aftalt med institutionen. Herefter gemmes der alene oplysninger om forælderen jf. Bogføringsloven. Vi har dermed fast praksis for den løbende sletning af billederne, men giver forældrene en mulighed for at nå at bestille en kopi af alle de billeder, der er taget i de seneste par år.
- Portrætter ligger, før de slettes på samme vis, på Linus Børnenfotos server under et anonymiseret filnavn bestående af tal.
- Er udløbsdatoen i overensstemmelse med formålet?
Ja, Linus Børnefoto driver en sæson-præget virksomhed, med hoved-fotografering/højsæson i efteråret: fra august til november-måned og derefter lavsæson frem til juni-måned, året efter. Det er Linus Børnefoto’ vurdering, at der kommer henvendelser på alle slags billeder fra én højsæson til de næste par år, hvorfor muligheden for (gen)bestilling er aktuel.
- Er personoplysningerne korrekte og ajourførte?
Personoplysninger modtaget på forhånd fra skolen er ajourførte fra skolen. Forældre kan tilrette/opdatere disse oplysninger på bestillingssedlen, telefonisk eller på mail, ligesom forældre med børn i institutioner kan påføre ajourførte oplysninger på sedlen.
- Hvem har adgang til oplysningerne?
Linus Børnefotos administrative medarbejdere (herunder fotografer der har administrative opgaver). Fotografer uden administrative opgaver har kun adgang til oplysningerne under fotograferingen og ved redigering.
- Hvor lagres personoplysningerne?
I virksomheden; internt på Linus Børnefotos’ drev og beskyttede servere. Underskrevne sedler destrueres inden for den periode der er nævnt i pkt. 7.
se også pkt. 13.
- Er der procedurer som sikrer den registreredes rettigheder?
Ja. Du har ret til indsigt:
- Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personlige oplysninger vi har registreret om dig. Kontakt Linus Børnefoto pr. e-mail, så sender vi dine personlige oplysninger via e-mail inden for rimelig tid.
Retten til at korrigere data:
- Du har til enhver tid ret til at få slettet de personlige oplysninger, som Linus Børnefoto benytter, undtagen i følgende situationer:
- Hvis du har en bestilling ved Linus Børnefoto
- Hvis du har en uafklaret sag hos kundeservice ved Linus Børnefoto
- Hvis du har et økonomisk mellemværende med Linus Børnefoto, uanset betalingsmåde
- Hvis du har foretaget et køb, beholder vi dine personlige oplysninger i forbindelse med din transaktion af hensyn til bogføringsreglerne
Herunder også den registreredes øvrige rettigheder; begrænsning af behandling og retten til at kunne flytte sine personoplysninger (dataportabilitiet).
Hvordan kan du udøve dine rettigheder?
- Vi tager databeskyttelse alvorligt, og derfor håndterer vores medarbejdere altid dine forespørgsler i henhold til ovennævnte rettigheder. Du kan altid kontakte kundeservice herom på: mail@skole-foto.dk
Retten til at klage til en tilsynsmyndighed:
- Hvis du mener, at Linus Børnefoto behandler dine personlige oplysninger på en ukorrekt måde, kan du kontakte os på mail@skole-foto.dk
Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet.
- Videregives oplysningerne? (Underdatabehandlere)
- Vi benytter underdatabehandlere til opbevaring og behandling af data, herunder leverandører af it–løsninger, samt leverandører og samarbejdspartnere. Disse behandler udelukkende oplysninger på vegne af at levere vores ydelser og må ikke anvende dem til andre formål.
- I forbindelse med bestilling, og et længerevarende udestående, trods fremsendte betalingspåmindelser, vil oplysninger blive videresendt til Linus Børnefotos inkassobureau – en underdatabehandler.
- I forbindelse med fremsendelse af billeder til dig, modtager transportfirmaer oplysninger om dit navn og adresse.
Vi har indgået databehandleraftaler med relevante data behandlere, hvilket er indsats for, at de overholder gældende regler om beskyttelse af dine personoplysninger.
- På hvilket retligt grundlag videregives oplysningerne?
Inkassobureauet får oplysninger jf. Inkassoloven’
Transportfirma får oplysninger jf. kundens bestilling af “levering”
15. Overføres oplysningerne til lande udenfor EU / EØS?
Nej